BPM-системы: стратегическое планирование и бюджетирование

Опубликовано: Журнал «Консультант», июнь 2010

Александр Ланин, Директор департамента интеграционных технологий R-Style

Большинство топ-менеджеров различных предприятий тратят немало усилий, чтобы выявить тенденции и спрогнозировать как положительные, так и отрицательные варианты развития компании, заранее внести коррективы в соответствующие бизнес-процессы. Эффективность бизнеса во многом зависит от качества управления, в том числе и от грамотного планирования и бюджетирования. Рассмотрим возможности решений класса BPM для реализации этих задач.

Прародителями BPM-решений, безусловно, можно назвать системы класса Business Intelligence (BI), с успехом использующиеся в качестве инструмента для формирования отчетности по произвольным и регулярным запросам, анализа исторических данных, поиска закономерностей в структурированных показателях, оперативного анализа с применением визуальных компонентов. Но если система BI является по своей сути всего лишь совершенным инструментом для бизнес-анализа, то BPM-система – это целостное решение, поддерживающее замкнутый цикл управления и контроля бизнес-процессов.

Системы BPM ни в коем случае нельзя отождествлять с получившими широкое распространение специализированными системами бюджетирования. Современные системы бюджетирования, выделенные в отдельный класс программного обеспечения, зачастую обладают возможностями, выходящими за рамки поддержки функций бюджетного процесса (таких как интеграция с учетными системами, разработка интерфейса, генерирование отчетов, поддержка экономических расчетов и др.). Однако их уделом остается автоматизация отдельного бизнес-процесса (формирования бюджетов), а не поддержка бизнес-стратегии в рамках замкнутого управленческого цикла. Бюджетирование сегодня - наиболее популярная область автоматизации, дающая быстрый и наглядный эффект; именно с автоматизации процесса оперативного планирования зачастую начинается поэтапное внедрение BPM-систем.

Классическая концепция построения BPM-систем постоянно развивается, охватывая все новые области автоматизации. Если традиционно функции документооборота реализуются в специализированных системах электронного документооборота (СЭД), то сегодня документооборот как средство дальнейшей консолидации процессов стратегического и оперативного управления удачно дополняет основную BPM-функциональность. Некоторые BPM-решения используют готовые методики финансового анализа для прогнозирования и сценарного моделирования.

По оценкам экспертов авторитетного аналитического агентства IDC, использование прогнозной аналитики в рамках BPM будет расширяться: это один из наиболее востребованных инструментов бюджетирования и планирования.

Источник: Intersoft Lab

Что есть BPM?

Business Performance Management (BPM) – методология, направленная на оптимизацию реализации стратегии бизнеса и состоящая из набора интегрированных циклических аналитических процессов, которые поддерживаются соответствующими технологиями и имеют отношение как к финансовой, так и к операционной информации. BPM позволяет предприятию определять, измерять и управлять эффективностью своей деятельности, направленной на достижение стратегических целей.

Ключевые финансовые и операционные процессы BPM включают планирование, консолидацию и отчетность, анализ ключевых показателей эффективности и их распространение в рамках организации.

Архитектурные решения

В настоящее время определены основные процессы, технологии и контент, необходимые для создания BPM-решений. Для их поддержки используются различные технологии. Объединяющим для этих технологий является их совместное использование при планировании корпоративных целей, отслеживании ключевых показателей эффективности (KPI) и обеспечении соответствующего реагирования на незапланированные изменения.

Наиболее предпочтительной является архитектура, которая поддерживает информационные потоки, идущие от операционных систем к системам планирования, а также между функциональными отделами организации. Рекомендуемая архитектура также должна реализовывать возможность реагирования на изменения генерируемых показателей – например, пересмотр планов, целей и оперативной деятельности. Предполагается, что данные, собираемые из различных источников, включая корпоративные системы, хранилища данных и приложения MS Office, должны загружаться в витрину показателей BPM, которая поддерживает структурированные и неструктурированные данные, а также позволяет выполнять анализ реляционных и многомерных данных.

Архитектура BPM, как правило, поддерживает четыре основных процесса: разработку стратегии, планирование, мониторинг и анализ, принятие корректирующих действий, - а также ряд дополнительных технологий и аналитических приложений, которые используются для реализации других процессов и функций управления эффективностью. Стоит подчеркнуть, что, как и в случае с другим программными продуктами, данные технологии представлены в виде готовых пакетов приложений и/или настраиваемых решений, основанных на использовании компонентных объектов. Рассмотрим кратко эти основные процессы и характеристики поддерживающих их технологий.

Разработка стратегии

Технологии, которые позволяют руководству разрабатывать и раскрывать бизнес-стратегии, определять показатели и предельные значения, необходимые для измерения эффективности бизнеса в различных временных периодах. Примером программных продуктов, поддерживающих данные технологии, могут служить средства, предназначенные для создания показателей (построители и библиотеки данных, инструментальные панели), приложения для автоматизации процессов разработки корпоративной стратегии и ее соотнесения с базовыми KPI.

Планирование

С помощью технологий планирования менеджеры отделов и подразделений могут устанавливать цели, разрабатывать и моделировать сценарии планирования и определять бюджеты для поддержки бизнес-стратегии. Поддерживающие программные продукты: приложения, предназначенные для создания, сбора, консолидации, подготовки отчетности и управления процессом планирования; средства для прогнозирования и планирования проектов и процессов.

Мониторинг и анализ

Технологии, которые позволяют сравнивать результаты деятельности отдельных сотрудников и целых отделов с соответствующими показателями (KPI), а также получить дополнительную информацию, необходимую для осуществления соответствующих действий.

Поддерживающие программные продукты: средства, позволяющие разрабатывать, создавать, редактировать и распространять отчеты о результатах деятельности; приложения, предназначенные для проведения многомерного анализа итоговых транзакционных данных и для их сравнения с плановыми показателями.

Принятие корректирующих действий

Технологии, которые автоматизируют процессы реагирования на возникающие проблемы или изменения и повышают своевременность корректирующих мероприятий. Поддерживающие программные продукты: приложения для создания и управления предупреждениями, средства для генерации новых плановых показателей и/или изменения существующих значений.

Дополнительные технологии

BPM-решения требуют взаимодействия со многими другими приложениями, которые поддерживают критически важные процессы, влияющие на устойчивость и успешность бизнеса. Эти приложения могут быть как транзакционными (например, продукты, предназначенные для автоматизации процессов обработки заказов, отгрузки товаров, обслуживания клиентов), так и аналитическими (анализ продаж, отгрузки, клиентов), или же представлять собой комбинацию этих двух типов (управление отношениями с клиентами – CRM, управление цепочками поставок – SCM). Для реализации целостной стратегии эффективного управления необходимо регулярно модернизировать или пересматривать модели, определяющие функционирование этих аналитических приложений. С другой стороны, показатели этих приложений должны передаваться в BPM-системы. Таким образом, обеспечивается замкнутый процесс, который позволяет компаниям гибко управлять своей деятельностью и заранее устранять проблемы, прежде чем они могут стать неконтролируемыми.

Дополнительные приложения: средства логистики, продукты для обнаружения случаев мошенничества, системы рейтинга заемщиков по их платежеспособности, операционные приложения, предназначенные, например, для производства, финансов, человеческих ресурсов, управления стоимостной цепочкой (CRM, SCM).

Модель инфраструктуры BPM

A. Инфраструктура данных – средства интеграции и построения хранилища данных:

• Хранилища данных.
• Реляционные базы данных.
• Многомерные технологии/OLAP.
• ETL-инструменты.
• Приложения для обеспечения качества данных.
• Программы для моделирования данных.

B. Аналитическая инфраструктура:

• Инструменты подготовки отчетности.
• Средства анализа.
• Программы для интеграции с электронными таблицами и другими продуктами по обработке текстов.
• Приложения data mining.
• Инструментальные панели.
• Мониторинг деятельности в реальном времени.

C. IT-инфраструктура:

• Сервера, средства хранения, сети, операционные системы, межплатформенное программное обеспечение.
• Программное обеспечение для управления системами - например, Unicenter / OpenView / Tivoli.
• Программные средства для планирования пропускной способности и анализа производительности.
• Моделирование работоспособности.
• Мониторинг и анализ событий.

Преимущества планирования с применением BPM-систем

Теперь рассмотрим инструментарий планирования и бюджетирования. Хотя самый популярный инструмент корпоративного планирования – это Microsoft Excell, серьезному рассмотрению должны подвергаться два класса информационных систем. Это корпоративные системы управления (ERP-ориентированные) и специализированные системы, которые сегодня включаются в BPM/CPM-пакеты. Здесь приоритет однозначно должен быть отдан специализированным системам. Тому есть четыре главные причины.

1. Горизонт планирования. Да, корпоративные системы управления обычно имеют определенный набор функций финансового и объемного планирования. Однако как системы, изначально ориентированные на обработку транзакций и поддержку низовых операций, эти возможности, как правило, и остаются на уровне оперативного планирования. Так, ERP-системы обеспечивают формирование платежного календаря и списка дебиторской задолженности. Однако они формируют именно оперативные планы и, в некоторых случаях, способны создавать тактические. А главной задачей корпоративного планирования является создание именно стратегических, перспективных планов.
2. Многовариантность. Важнейшее требование корпоративного планирования и бюджетирования – многовариантность, или возможность составления и оценки различных сценариев развития компании. Эти возможности не обеспечиваются в рамках транзакционных корпоративных систем управления.
3. Данные из других систем. Информационная система предприятия практически никогда не закрывается одним продуктом. В результате данные, необходимые для планирования и бюджетирования, находятся в различных системах и форматах. В большинство управленческих систем можно загрузить данные из смежных систем, но опять же эти показатели ориентированы на поддержку ежедневных операций, а не на тактическое и тем более – стратегическое развитие компании. С другой стороны, специализированные системы планирования и бюджетирования должны взаимодействовать со всеми без исключения IТ-системами предприятия и принимать данные в нужном для планирования формате, без излишней детализации.
4. Связь со стратегией. До последнего времени задача отражения в планах и бюджетах компании стратегии ее развития решалась исключительно на уровне ощущений и субъективных оценок топ-менеджеров. Очевидно, что корпоративные системы управления, ориентированные на поддержку операционной деятельности, не смогут автоматизировать этот процесс. Более того, в специализированных системах планирования и бюджетирования эта связь также отнюдь не всегда была реализована в конкретном функционале (за редким исключением). Более четкие и понятные решения задачи автоматизации отражения в планах и бюджетах компании стратегии ее развития стали появляться только с объединением разрозненных специализированных систем в BPM/CPM-пакеты. Автоматизация стала возможной именно в едином информационном пространстве, предназначенном как для формализации стратегии компании, так и для реализации ее в виде планов и бюджетов.

Цикл управления в BPM-системе

1. Стратегическое управление

• Объединение стратегических целей компании с ее оперативными задачами.
• Декомпозиция стратегических целей компании (с учетом как финансовых, так и нефинансовых показателей) и доведение целевых показателей до нижестоящих звеньев.
• Результат – фокусирование усилий всех подразделений на генеральных целях компании.

2. Планирование и бюджетирование

• Реализация оперативного планирования, динамического прогнозирования и перераспределения ресурсов.
• Встроенный финансовый интеллект, поддержка сложных методологических моделей.
• Управление процессами бюджетирования и потоками задач.
• Обеспечение работы большого количества пользователей в режиме реального времени.
• Гибкая бесшовная интеграция с любыми источниками плановой и фактической информации.
• Расширенные возможности анализа за счет использования преимуществ OLAP.

3. Консолидация финансовой отчетности

• Возможность формирования полного пакета консолидированной финансовой отчетности в соответствии с национальными и/или международными стандартами.
• Элиминирование внутригрупповых операций, пересчет долей владения и контроля при сложном перекрестном владении, применение разных методов консолидации для разных долей владения и контроля, расчет доли меньшинства.
• Встроенные возможности сбора финансовых данных, находящихся в разных источниках.
• Консолидация мультивалютной отчетности.
• Настройка системы осуществляется самими пользователями, роль ИТ-департамента сводится к поддержке технической платформы.

Платформа бизнес-интеллекта (BI)

• OLAP-сервер – универсальная платформа для сбора, обработки и представления информации в различных аналитических разрезах.
• Широкий выбор аналитических функций, возможность разработки приложений любой сложности.
• Высокий уровень производительности и масштабируемости, поддержка доступа тысяч пользователей в режиме реального времени.
• Визуальные инструменты разработки и администрирования.